Cartella sanitaria e di rischio

La cartella sanitaria e di rischio è un documento fondamentale nella medicina del lavoro in quanto contiene tutte le informazioni a carattere sanitario legate alla vita lavorativa di ciascun lavoratore. 

Che cos’è la cartella sanitaria e di rischio? 

La cartella sanitaria di rischio è un documento che il Medico Competente deve obbligatoriamente compilare e mantenere aggiornato per ciascun lavoratore ai sensi del Decreto Legislativo 81/08. È parte integrante del processo di sorveglianza sanitaria e viene redatta per ogni lavoratore che sia esposto a rischi professionali. 

Lo scopo è quello di tenere traccia dell’evoluzione dello stato di salute del lavoratore durante il suo percorso lavorativo, in funzione dei fattori di rischio specifici legati alle mansioni svolte nel tempo.

La cartella sanitaria può essere cartacea o elettronica; Centro Clinico Milanese utilizza cartelle sanitarie elettroniche con firma digitale dal 2007 e offre un servizio di dematerializzazione di eventuali archivi cartacei esistenti.

Chi costituisce la cartella sanitaria e di rischio? 

La cartella sanitaria e di rischio in medicina del lavoro è compilata esclusivamente dal Medico Competente nominato dal Datore di Lavoro o dal Dirigente. È sua responsabilità raccogliere e aggiornare tutte le informazioni relative agli accertamenti sanitari effettuati, alle condizioni di salute del lavoratore e alle valutazioni di idoneità. 

Cosa contiene la cartella sanitaria e di rischio? 

Le informazioni presenti nella cartella sanitaria e di rischio sono numerose e strutturate, tra cui: 

• Dati anagrafici del lavoratore
• Dati relativi all'azienda per cui lavora
• Contenuti della visita medica preventiva (mansione, rischi, anamnesi, esame obiettivo, accertamenti integrativi, eventuali provvedimenti del Medico Competente, giudizio d'idoneità alla mansione, scadenza per la visita successiva, data e firma del Medico Competente)
• Contenuti delle visite successive.

Le cartelle sanitarie elettroniche di Centro Clinico Milanese, in conformità al codice etico ICOH, prevedono due campi in più rispetto a quelli minimi previsti di legge che sono: Note e Consigli. Questi due campi consentono al Medico Competente che venisse a conoscenza di eventuali problematiche non correlate all'attività lavorativa, di dare delle indicazioni al lavoratore per l'eventuale gestione con il proprio medico curante.

Chi può accedere alla cartella sanitaria e di rischio? 

L’accesso alla cartella sanitaria e di rischio è regolato da norme stringenti che garantiscono la riservatezza dei dati sanitari. Possono consultarla: 

• Il Medico Competente in fase di compilazione e aggiornamento; 
• I dipendenti o i collaboratori (es. personale sanitario tenuto al segreto professionale) del Medico Competente o del centro di medicina del lavoro con cui collabora che, operando sotto l’autorità del titolare del trattamaneto dati, svolgono attività di trattamento per le finalità ammesse dalla normativa, ognuno in relazione ai propri compiti nel rispetto del GDPR.
• Il lavoratore, che deve riceverla in copia alla dimissione dal Medico Competente
• Gli organi di vigilanza (es. ATS, ASL), in caso di controlli o accertamenti.

Il Datore di Lavoro e il Dirigente non hanno accesso alla cartella sanitaria; ricevono unicamente il giudizio di idoneità espresso dal Medico Competente per avere evidenza di eventuali limitazioni e/o prescrizioni. 

Chi conserva la cartella sanitaria e di rischio? 

La responsabilità della conservazione della cartella sanitaria è del medico competente, ma il luogo di custodia deve essere concordato al momento della nomina con il Datore di Lavoro che ne è proprietario. Il Datore di Lavoro deve garantire la conservazione degli originali delle cartelle per almeno dieci anni dalla cessazione del rapporto di lavoro con il singolo lavoratore. Per alcuni rischi la conservazione deve essere prolungata a 40 anni.

Le cartelle devono essere gestite, conservate e protette con sistemi conformi al GDPR; allo scopo di garantire la validità legale nel tempo di quelle elettroniche, occorre poi trasmettere i documenti ad un sistema di conservazione sostitutiva digitale certificata che permette il rinnovo nel tempo della validità legale della firma digitale.  

In quale caso il lavoratore riceve copia della cartella sanitaria di rischio da parte del medico competente?

Il Medico Competente ha l'obbligo di consegnare copia della cartella sanitaria del lavoratore alla cessazione del rapporto di lavoro. Può rilasciare copia della documentazione sanitaria su esplicita richiesta del lavoratore.

Per scelta Centro Clinico Milanese ottempera all'obbligo di legge consegnando in formato elettronico la documentazione di quanto eseguito subito dopo l'apposizione della firma digitale del medico sul referto. Ciascun lavoratore può scaricare gratuitamente l'app sul proprio smartphone, registrarsi e scaricare copia dei referti di quanto eseguito.

Chi può richiedere copia della cartella sanitaria e di rischio di un lavoratore? 

Possono richiedere copia della cartella sanitaria, oltre al lavoratore: 

• Gli organi ispettivi, durante controlli ufficiali 
• I consulenti legali o medici del lavoro incaricati dal lavoratore, previa delega 
• Il medico del lavoro subentrante, nel caso di cambio medico o passaggio ad altra azienda 

Il Datore di Lavoro è proprietario delle cartelle sanitarie istituite per i propri lavoratori, ma non è autorizzato a consultarle. In caso di assunzione, il Medico Competente provvederà a chiedere al lavoratore se è in possesso della cartella sanitaria relativa ad eventuale attività lavorative precedenti ed a conservarne copia. 

Che fine fa la cartella sanitaria e di rischio quando un lavoratore cessa il suo rapporto con l’azienda? 

Quando un lavoratore lascia l’azienda: 

• Il Medico Competente consegna una copia al lavoratore.
• L’originale è di proprietà del Datore di Lavoro che la deve conservare per un minimo di 10 anni dalla cessazione del rapporto di lavoro; in presenza di rischi specifici (radioesposizione, amianto, cancerogeni, ecc.) l'obbligo può essere esteso a 40 anni ed essere conservata direttamente dall'INAIL.

Quale figura ha l’obbligo di consegnare al lavoratore alla cessazione del rapporto di lavoro copia della cartella sanitaria e di rischio? 

Il Medico Competente è obbligato a consegnare copia della cartella sanitaria al lavoratore alla cessazione del rapporto lavorativo; il Datore di Lavoro ha l'obbligo di comunicare al Medico Competente la dimissione del lavoratore. Questo adempimento garantisce al lavoratore la possibilità di dare continuità al monitoraggio sanitario presso altri datori di lavoro con il nuovo Medico Competente. 

Gestione informatizzata delle cartelle sanitarie con Ideamdl 

Per garantire la massima efficienza e sicurezza nella gestione delle cartelle sanitarie informatizzate, il nostro Centro utilizza il software Ideamdl, progettato appositamente per l’ambito della medicina del lavoro. Il sistema è costantemente aggiornato per rispettare i più alti standard di qualità, sicurezza e conformità al GDPR, ed è in grado di adattarsi alle esigenze specifiche di ogni azienda cliente. 

Grazie a questa piattaforma, le cartelle sanitarie vengono compilate, firmate digitalmente e archiviate tramite un sistema di conservazione sostitutiva certificata, che ne garantisce la validità legale nel tempo. I lavoratori possono accedere in qualsiasi momento alla propria documentazione sanitaria tramite un portale web dedicato o un’app gratuita per smartphone, in un’ottica di piena trasparenza e accessibilità. 

Inoltre, il sistema consente la digitalizzazione dell’archivio storico, con possibilità di caricare e conservare anche le cartelle sanitarie pregresse in formato digitale, riducendo i rischi di smarrimento o accesso non autorizzato.  

La piattaforma è stata ampliata grazie all'adozione di funzionalità aggiuntive, come questionari di fragilità e survey per adesioni a campagne vaccinali, accesso a corsi di formazione erogati on-line ed a convenzioni a loro riservate che la rendono uno strumento completo anche per la gestione sanitaria proattiva in ambito aziendale.